Rozproszone dane, brak kontroli dostępu i żmudne przygotowywanie dokumentów blokowały sprzedaż. Jedno spotkanie, jedno wdrożenie — i firma zyskała scentralizowaną platformę, która pracuje za nią każdego dnia.
|
Szybsze przygotowanie ofert ~20% mniej czasu na dokument |
Oszczędności roczne kilkanaście tys. zł według właściciela firmy |
Czas wdrożenia < 1 godz. od rozmowy do działania |
WYZWANIE
Klient prowadził firmę o rozproszonej strukturze przechowywania danych — dokumenty znajdowały się w różnych miejscach, dostęp do nich był chaotyczny, a pracownicy tracili czas na szukanie plików zamiast wykonywać swoją pracę. Szczególnie dotkliwy był proces przygotowywania ofert sprzedażowych — czasochłonny, podatny na błędy i uzależniony od tego, kto aktualnie ma dostęp do właściwych plików.
Do tego dochodził brak jakiejkolwiek polityki backupów i kontroli dostępu. Każdy pracownik mógł dotrzeć do danych, do których nie powinien mieć wglądu — albo nie mógł dotrzeć do tych, które były mu niezbędne. Firma rosnąca w siłę coraz dotkliwiej odczuwała ten brak porządku.
ROZWIĄZANIE
Wystarczyła niecała godzina rozmowy z naszym inżynierem, żeby określić potrzeby i zaprojektować rozwiązanie. Wdrożyliśmy system centralnego zarządzania danymi, który zebrał wszystkie rozproszone dokumenty w jednym miejscu i nadał pracownikom poziomy dostępu zależne od ich stanowisk — każdy widzi dokładnie to, co powinien widzieć.
Uzupełnieniem było wdrożenie regularnych kopii zapasowych oraz szyfrowanego połączenia, dzięki któremu pracownicy mogą bezpiecznie korzystać z danych z dowolnego miejsca na świecie. Całość działa bez udziału użytkowników — automatycznie i niezawodnie.
„Nie spodziewałem się, że tak prosta rozmowa może dać tak konkretny efekt. Moi ludzie przestali tracić czas na szukanie plików — i to widać na wynikach sprzedaży.”
WYNIKI — PRZED I PO
|
PRZED |
PO |
|
|
Skrócenie procesu przygotowywania ofert o blisko 20% przełożyło się na realne oszczędności rzędu kilkunastu tysięcy złotych rocznie — według szacunków właściciela. Do tego dochodzi spokój związany z tym, że dane są bezpieczne, zarchiwizowane i dostępne zawsze wtedy, gdy są potrzebne.
WNIOSEK
Chaos informacyjny kosztuje — nawet jeśli trudno go zmierzyć. Tutaj zmierzyliśmy go wspólnie z klientem: 20% szybciej, kilkanaście tysięcy zł rocznie. Czasem wystarczy jedna rozmowa i odpowiedni system, żeby odblokować potencjał, który tkwił w firmie od dawna.
