Wyobraź sobie, że w środę o 9:47 cały system księgowy odmawia współpracy, a Twój handlowiec nie może wystawić faktury klientowi, który przyjechał osobiście. Co wtedy? Czy masz pod ręką osobę, która w ciągu kilkunastu minut wie, gdzie zajrzeć i co zrobić?
Z tego artykułu dowiesz się
- Czym tak naprawdę różni się profesjonalny outsourcing IT od zwykłego serwisu komputerowego,
- Kiedy zewnętrzny zespół informatyków opłaca się bardziej niż własny dział,
- Jakie zadania warto przekazać partnerowi zewnętrznemu, a jakie zostawić u siebie,
- Po czym poznać dobrego dostawcę obsługi informatycznej,
- Ile kosztuje stała obsługa IT i od czego zależy cena.
Profesjonalny outsourcing IT to powierzenie zewnętrznej firmie pełnej lub częściowej opieki nad infrastrukturą informatyczną, od serwerów i sieci po stacje robocze i bezpieczeństwo danych. Opłaca się wtedy, gdy potrzebujesz stałej dostępności specjalistów, przewidywalnych kosztów i wiedzy z wielu dziedzin naraz, bez budowania własnego działu.
Co dokładnie obejmuje profesjonalna obsługa informatyczna firm
Wbrew pozorom outsourcing IT nie sprowadza się do gaszenia pożarów po awarii. Profesjonalna usługa zaczyna się znacznie wcześniej, na etapie audytu i planowania. Sprawdzamy, co działa, co jest wąskim gardłem, a co prosi się o wymianę za pół roku. Dopiero potem przechodzimy do działania. Codzienne obowiązki obejmują administrację serwerami fizycznymi i wirtualnymi, zarządzanie sieciami opartymi na sprzęcie Mikrotik czy CISCO, konfigurację stacji roboczych, monitoring usług oraz wsparcie użytkowników. Do tego dochodzi opieka nad systemami zabezpieczeń, kopiami zapasowymi i politykami dostępu.
W codziennej pracy z klientami z Lubelszczyzny i z całej Polski widzimy, że największą wartość daje połączenie obecności fizycznej z pracą zdalną. Część rzeczy, jak instalacja switcha w serwerowni, wymaga obecności na miejscu. Inne, jak naprawa konfiguracji serwera Linux, da się rozwiązać przez bezpieczne połączenie w piętnaście minut.
Kiedy outsourcing IT opłaca się bardziej niż etatowy informatyk
Jeden etat to nie tylko pensja. To także urlop, choroba, sprzęt, szkolenia, narzędzia diagnostyczne i licencje. Do tego dochodzi coś, o czym mało kto myśli, czyli luka kompetencyjna. Jedna osoba rzadko zna się jednocześnie na Active Directory, sieciach Mikrotik, backupie, wirtualizacji i obsłudze użytkowników, którzy zapomnieli hasła.
Outsourcing wygrywa szczególnie w trzech sytuacjach. Pierwsza to firmy zatrudniające od dziesięciu do około pięćdziesięciu osób, dla których etatowy zespół byłby za drogi, a jedna osoba za mało. Druga, gdy infrastruktura jest złożona, ale rzadko wymaga interwencji. Trzecia, kiedy biznes szybko rośnie i potrzeby zmieniają się z miesiąca na miesiąc.
W modelu zewnętrznym płacisz za realną wiedzę i czas reakcji, a nie za obecność w biurze. Zespół taki jak nasz pracuje równolegle z wieloma firmami, więc widzimy więcej awarii, więcej konfiguracji i więcej sposobów na ich rozwiązanie. Ta wiedza wraca do każdego klienta w postaci szybszej diagnozy.
Jakie obszary IT warto powierzyć firmie zewnętrznej
Zewnętrznemu partnerowi warto powierzyć rzeczy powtarzalne i wymagające wąskiej specjalizacji. Administracja serwerami, konfiguracja sieci, opieka nad bezpieczeństwem, kopie zapasowe i odzyskiwanie danych, to obszary, w których jedna osoba w firmie nigdy nie nadrobi wiedzy zespołu pracującego w tym codziennie. Szczegółowy zakres opisaliśmy w sekcji poświęconej outsourcingowi IT dla firm, gdzie znajdziesz konkretne przykłady wdrożeń. Co warto zostawić u siebie? Obsługę najbardziej wewnętrznych spraw, czyli wiedzę o procesach biznesowych, kontaktach z dostawcami oprogramowania branżowego i o tym, jak naprawdę pracują działy. Tu nikt z zewnątrz nie zastąpi człowieka, który zna firmę od podszewki.
Po czym poznać dobrego partnera do obsługi IT
Pierwszy sygnał to umowa SLA. Jeśli ktoś unika konkretnych zapisów o czasie reakcji, czasie naprawy i godzinach dostępności, to coś jest nie tak. Profesjonalna firma podaje te wartości na piśmie i ponosi za nie odpowiedzialność. Drugi sygnał, raportowanie. Sensowny partner co miesiąc pokazuje, ile zgłoszeń przyjął, jak je rozwiązał i co planuje na kolejny okres. Trzeci, doświadczenie potwierdzone praktyką, nie tylko logo na stronie. Pytaj o referencje, długość współpracy z obecnymi klientami i konkretne wdrożenia. Firma działająca od kilkunastu lat ma za sobą wiele typów infrastruktury i to widać w rozmowie.
Warto też zwrócić uwagę na podejście do bezpieczeństwa. Dobry partner mówi otwarcie o ryzyku, edukuje pracowników i nie boi się powiedzieć, że Twoja obecna konfiguracja wymaga poprawek. Jeśli interesuje Cię temat bezpieczeństwa, zajrzyj do tekstu o tym, dlaczego ransomware zagraża Twojej firmie, bo to jeden z największych problemów, z jakimi spotykamy się u nowych klientów.
Ile kosztuje outsourcing IT i od czego zależy cena
Najczęstsza odpowiedź, czyli „to zależy”, brzmi wymijająco, ale jest prawdziwa. Cena zależy od kilku zmiennych: liczby użytkowników, liczby serwerów, poziomu skomplikowania sieci, godzin obsługi i oczekiwanego czasu reakcji. Inaczej wycenia się firmę z piętnastoma stacjami roboczymi i jednym serwerem NAS, a inaczej organizację z trzema lokalizacjami i własną serwerownią.
Zamiast podawać uśrednione kwoty, które prowadzą do nieporozumień, zawsze zaczynamy od krótkiego audytu. Pozwala ustalić realny zakres prac. Z naszego doświadczenia wynika, że stała obsługa IT zwraca się już przy pierwszej poważniejszej awarii, której uniknęliśmy dzięki monitorowaniu. Jedna stracona godzina pracy całego biura potrafi kosztować więcej niż miesiąc abonamentu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się outsourcing IT od zwykłego serwisu komputerowego?
Serwis komputerowy zajmuje się głównie naprawą sprzętu, kiedy coś już się zepsuło. Outsourcing IT to opieka ciągła, obejmująca monitoring, profilaktykę, administrację i wsparcie użytkowników. Celem jest niedopuszczenie do awarii, a nie tylko jej usunięcie po fakcie.
Czy outsourcing IT sprawdza się w małej firmie zatrudniającej kilka osób?
Tak, choć w mniejszej skali. Dla firmy zatrudniającej od pięciu do piętnastu osób często wystarczy obsługa w ograniczonym zakresie godzin, z jasno określoną dostępnością. Taki model jest dużo tańszy niż zatrudnienie własnego informatyka, a zapewnia dostęp do specjalistów z różnych dziedzin.
Czy zewnętrzna firma IT ma dostęp do moich danych firmowych?
W praktyce tak, ale w sposób uregulowany umową powierzenia danych i z zachowaniem zasad RODO. Profesjonalni partnerzy stosują polityki dostępu, logowanie operacji i podpisują zobowiązania do zachowania poufności. O wszystkim, co dotyczy danych wrażliwych, klient jest informowany.
Jak długo trwa wdrożenie outsourcingu IT w nowej firmie?
Wdrożenie zaczyna się od audytu, który trwa zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, w zależności od wielkości organizacji. Potem przechodzimy do przejęcia infrastruktury, dokumentacji i ustalenia procedur. Pełne uruchomienie współpracy zajmuje od trzech do sześciu tygodni.
Czy można korzystać z obsługi IT zdalnie, jeśli moja firma działa poza Lublinem?
Tak, sporą część zadań wykonujemy zdalnie, niezależnie od lokalizacji klienta. Wsparcie użytkowników, administracja serwerami i monitoring nie wymagają obecności na miejscu. Wizyty osobiste umawiamy wtedy, gdy potrzebna jest praca przy sprzęcie, na przykład wymiana komponentów lub instalacja nowej infrastruktury
